Facilities Assistant – Berlin

Parity Technologies

Berlin, Germany


Als Facilities Assistant (FA) arbeitest du an der Seite unseres Facilities Manager (FM) und bist direkte/r Ansprechpartner/in f├╝r alle externen Anfragen unserer Lieferanten.

 

Parity ist ein ÔÇťremote firstÔÇŁ Unternehmen.

Trotzdem ist das B├╝ro f├╝r uns ein wichtiger Ort, an dem sich unsere Teammitglieder pers├Ânlich treffen, austauschen und nat├╝rlich auch zusammenarbeiten k├Ânnen.

Wir haben auch regelm├Ą├čig externe Besucher, welche wir gerne in unser B├╝ro einladen, um einen Einblick in unser Unternehmen zu erm├Âglichen.

Als Facilties Assistant sorgst du daf├╝r, dass das B├╝ro ein echter Wohlf├╝hl-Ort wird, an dem sich unsere Teammitglieder gerne aufhalten und arbeiten.

  

F├╝r die Position w├╝nschen wir uns eine engagierte, gut organisierte Person, die Lust hat, mit ihrer hands-on Mentalit├Ąt einen positiven Einfluss auf unser B├╝ro sowie das Operations Team zu haben.

Folgende Aufgaben geh├Âren au├čerdem dazu:┬á

Die Stelle

Unsere FAÔÇÖs unterst├╝tzen den Facilities Manager, indem sie Aufgaben der B├╝roorganisation ├╝bernehmen und erhalten ebenfalls eigene definierte Verantwortlichkeiten.

 

Zu den Aufgaben geh├Âren unter anderem:

  • Unterst├╝tzung des FM bei der Planung und Durchf├╝hrung von B├╝roveranstaltungen
  • Verf├╝gbarkeit auch au├čerhalb des B├╝ros als Ansprechpartner f├╝r Notf├Ąlle
  • Unterst├╝tzung bei der Herstellung eines qualitativ hochwertigen und sicheren Arbeitsumfeldes, das den geltenden Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, anderen relevanten Umweltvorschriften, Unternehmensstandards und bew├Ąhrten Verfahren der Branche entspricht.

     
  • Brandschutzbeauftragter und Ersthelfer werden
  • Unterst├╝tzung des FM bei der ├ťberpr├╝fung bestehender Lieferanten im Hinblick auf Budgets und Leistungen
  • Recherche und Bewertung potenzieller neuer Lieferanten
  • Unterst├╝tzung bei der Verwaltung von lokalen Auftragnehmern und Dienstleistungspartnern
  • Stakeholder-Management f├╝r alle Workspace-Benutzer┬á
  • Direkte Zusammenarbeit mit Operations-Kollegen in verschiedenen Teams
  • Unterst├╝tzung bei der allgemeinen Verwaltung und Pflege unserer B├╝roetage(n), einschlie├člich der Veranlassung aller erforderlichen Reparaturen┬á
  • Allgemeine Front-Office-Aktivit├Ąten, einschlie├člich der allgemeinen Unterst├╝tzung von Besuchern und Teammitgliedern, Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post, Einkauf/ und Facility Management, einschlie├člich Reinigungs- und Sicherheitsdienste
  • Versorgung der einzelnen Etagen mit dem erforderlichen Verbrauchsmaterial
  • Unterst├╝tzung bei der Pr├╝fung der Risikomanagement-Verfahren f├╝r das B├╝ro
  • F├╝hrung eines geordneten B├╝roinventars
  • Durchf├╝hrung t├Ąglicher Begehungen, um sicherzustellen, dass Wartungsprobleme dokumentiert werden und dass die B├╝roausstattung, seien es Stifte oder die Club Mate im K├╝hlschrank, ausreichend ist.

Anforderungen

  • Erste Arbeitserfahrung in einem B├╝ro┬á oder vergleichbare Kenntnisse
  • Ausgezeichnetes Zeitmanagement (F├Ąhigkeit zum Multitasking und Priorit├Ątensetzung) und kreative Probleml├Âsungsf├Ąhigkeiten, um Verbesserungen vorzuschlagen
  • Sehr gute organisatorische F├Ąhigkeiten
  • Proaktive und zuverl├Ąssige Pers├Ânlichkeit mit starkem Verantwortungsbewusstsein
  • Ausgezeichnete schriftliche und m├╝ndliche Kommunikationsf├Ąhigkeiten mit Deutschkenntnissen auf fast muttersprachlichem Niveau oder C1-├äquivalent
  • Erfahrung im Umgang mit Google Mail, Docs und Spreadsheets
  • Sorgf├Ąltige, organisierte Person
  • Bewusstsein f├╝r Facility Management
  • Erste Erfahrung in der Arbeit mit unterschiedlichen Personengruppen (Stakeholder Management)┬á
  • Sicherheit im Umgang mit Zahlen┬á
  • Bereitschaft und Bef├Ąhigung, physische Aufgaben auszuf├╝hren wie z.

    B.

    die Getr├Ąnke in den K├╝chen aufzuf├╝llen┬á
  • Bereitschaft zum Lernen und zur Fortbildung im Bereich Facility Management
  • Kenntnisse/Bewusstsein f├╝r die Ambitionen von Web3, insbesondere Polkadot

Erw├╝nscht

  • Kenntnisse der Aufgaben, Systeme und Verfahren eines B├╝roverwalters
  • Erfahrung mit Projektmanagement-Tools wie Trello, Asana oder Notion
  • Interesse an oder sogar Erfahrung mit Blockchain oder Open-Source-Software
  • BA/BSc oder gleichwertiger Abschluss
  • Erfahrung in der Arbeit mit B├╝romanagement/FM
  • Erfahrung in der Arbeit mit Beschaffungs-/Ausschreibungsprozessen
  • Formale FM-Qualifikationen
  • Flie├čende Kenntnisse in Wirtschaftsenglisch

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